Rachunkowość Cosinus Tychy

Temat: Charakterystyka pracy biurowej.

Jednostki organizacyjne prowadzą różnorodną działalność gospodarczą, usługową, handlową, oświatową, finansową itd. Sprawność działania jednostek zależy od odpowiedniej organizacji pracy. Istota organizacji polega na współdziałaniu elementów składowych danej jednostki.

Dokumenty określające organizację pracy:
1. Ustawy.
2. Zarządzenia wydane przez ministrów, statut- wydaje je organ założycielski (są to dokumenty nadające pewne prawa i obowiązki).
3. Plany pracy, krótko- i długoterminowe, regulaminy pracy oparte na Kodeksie Pracy.
4. Polecenia pisemne i ustne.

Regulamin organizacyjny jest podstawowym, wewnętrznym dokumentem. Jest tworzony wewnątrz jednostki i na jej potrzeby.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Wynika z regulaminu organizacyjnego i składają się na nią:

a.piony: są powoływane w większych organizacjach oraz w związku z charakterem np. logistyka,
b.wydziały: mają najczęściej uprawnienia do podejmowania decyzji, na czele stoją dyrektorzy,
c.działy: wyodrębnione są z wydziałów, mają mniejszą strukturę, nie mają prawa do podejmowania decyzji, zajmują się przygotowaniem dokumentów,
d.sekcje: są powołane do rozwiązywania konkretnych spraw,
e.samodzielne stanowiska: jeden pracownik wykonuje określone zadanie.

Biuro to odpowiednio przystosowane i wyposażone pomieszczenie przeznaczone do wykonywania określonych czynności administracyjno-biurowych, które dzielą się na:
- powszechne: występuje w każdej jednostce organizacyjnej,
- masowe: zwane biurokracją,
- typowe: obsługa interesantów, informowanie, ewidencjonowanie,
- powtarzające się: np. comiesięczne grafiki.


Wszystkie czynności biurowe wiążą się się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub przechowywaniem  informacji.

Do najważniejszych czynności określanych jako praca biurowa należą:

- przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,
- obieg informacji według podmiotu gospodarczego,
- opracowanie czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji do kierownictwa,
- gromadzenie informacji,
- wysyłanie informacji na zewnątrz,
- udzielanie infoprmacji

INFORMACJA W PRACY BIUROWEJ
Informacjato każda wiadomość poszerzająca wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości.

Każda informacja powinna być:
- jasna i zwięzła,
- wyczerpująca,
- terminowa,
- kompletna,
- odpowiednio zarchiwizowana.

Na strukturę informacji składają się:

- treść informacji czyli to co jest przekazywane,
- nośnik informacji czyli przedmiot na którym treść jest utrwalona,
- symbole treści informacji, np. pisemne, ustne,
- sposób przenoszenia informacji: techniczne rozwiązanie przekazywania informacji.

Elementy obiegu informacji:

- źródła informacji,
- zbieranie informacji,
- porządkowanie i systematyzowanie informacji,
- przetwarzanie informacji,
- przesyłanie informacji,
- przechowywanie informacji,
- likwidacja i archiwizowanie informacji

INFORMACJA W PROCESIE DECYZYJNYM

DECYZJA->POLECENIE->DZIAŁANIA->KONTROLA->INFORMACJA->DECYZJA->POLECENIE-> ITD.

DECYZJA: to świadomy wybór dokonywany przez kierownika między różnymi wariantami rozwiązania sprawy.
POLECENIE: wydawane jest po podjęciu decyzji poprzez jednoznaczne określenie szczegółowych zadań dla wykonawcy.
DZIAŁANIA: konsekwencja danego polecenia, powoduje oczekiwane rezultaty.
KONTROLA: ma na celu porównywanie rezultatów wykonania zadania z przyjętymi założeniami.

Nośniki informacji:
- papier,
- pamięć USB itd.