Rachunkowość Cosinus Tychy

Temat: Predyspozycje i wymagania na stanowisko sekretarki.

Wymaga się:

- wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organiazcji pracy,
- umiejętności redagowania pism,
- znajomości języków obcych,
- bardzo dobrej znajomości j. polskiego w mowie i piśmie,
- obsługi urządzeń technicznych,
- znajomość podstaw psychologii,
- znajomość podstaw ekonomii.

Rodzaje sekretariatów:

-uniwersalne: występują  w małych i średnich firmach, łączą funkcję sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej. Realizują zadania kancelaryjne i sekretarskie,
-osobiste: obsługa administracyjno-techniczna kierownictwa,
-imprez: funkcjonuje podczas trwania konferencji, targów. Realizuje czynności sekretarskie w fazie  przygotowania, trwania i po zakończeniu imprez,
-działowy: obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych.

Predyspozycje do wkonywania pracy sekretarki:

- kreowanie i podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych,
- twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych,
- obowiązkowość,
- sumienność,
- punktualność,
- zmysł organizacyjny,
- lojalność w stosunku do szefa i kolegów,
- kultura osobista,
- odpowiednia prezencja,
- dyskrecja,
- dyplomacja,
- takt i opanowanie,
- dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi,
- odporność na stres,
- pewność siebie,
- dyspozycyjność,
- dobry stan zdrowia,
- brak skłonności do konfliktu.


ZADANIA SEKRETARKI

- prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa,
- gromadzenie i przechowywanie informacji,
- wykonywanie prac administracyjno-biurowych,
- przyjmowanie interesantów,
- przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie stanowisk,
- redagowanie krótkich pism,
- zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,
- odbieranie telefonów, udzielanie informacji,
- odbieranie, wysyłanie faksów, e-maili,
- prowadzenie kontroli terminów,
- przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw,
- prowadzenie rejestrów wyjazdów i delegacji,
- kompletowanie, uaktualnianie i przechowywanie przepisów służbowych,
- gospodarowanie materiałąmi biurowymi,
- groamdzenie i przygotowanie materiałów dla szefa,
- przygotowanie drobnych przekądek (obecnie raczej firmy cateringowe).

Zadania asystenckie to czynności biurowe lub administracyjne, których nie powienien wykonywać sam szef. Należą do nich:
-odbieranie i łączenie telefonów,
- rejestrowanie korespondencji,
- wyszukiwanie informacji,
- załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa,
- prowadzenie korespondencji, redagowanie pism, wysyłka korespondencji.

Zadania recepcyjne to przyjmowanie gości i klientów. Zadania recepcjonistki rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrolera, kształtują wizerunek firmy.